城建档案数字化服务外包工作规范

样板档案室实现数据共享，设备联动。经过实体档案数字化，对电子档案数据、库房位置数据、环境数据、安全数据等多个平台数据的整合，形成档案大数据库，进而对大数据进行定向分析，可以对管理决策提供较为直观的依据。样板档案室依托全天候的监控与智能抓拍技术，结合对档案借阅、出入库登记信息的分析，建立档案库房安全一体化管理手段，保证正确的人只能在正确的时间出现在正确的环境下。采用短信报警、APP报警、微信报警、声光报警等模式，对非法行为进行提醒，同时执行既定的防非法指令，以对实体档案进行各个维度的保护。场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范。城建档案数字化服务外包工作规范

档案数字化加工的著录是将整理后的档案，按照档案标准《档案著录规则》结合用户档案著录的具体要求，将案卷目录和卷内目录的原始数据、主题标引、分类标引录入到软件数据库里。按照原件实体档案条目，对错误档案目录数据修改和补充的数据，须填写更改资料并放入案卷内，卷内目录不全的需补充完整。档案扫描是纸质档案实现数字转化的关键步骤。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。上海行政档案数字化服务外包工作规范同一批档案应采用相同的存储格式。

数字档案室的专业类电子文件归档基本要求在履行本单位主要职能过程中产生的档案数字化专业类电子文件都应收集、归档，包括但不限于档案局颁布的首批、第二批专业档案基本目录所列内容。各种专业类电子文件的整理、鉴定、编目参照相应的管理办法执行。以数据库形式存在的专业类电子文件，如人口、环境、农业等各种普查数据，可以 XML 等跨平台通用格式收集、归档，或直接以原数据库数据文件归档，同时归档一套完整的数据库设计文档。以电子文档形式存在的专业类电子文件，可参考文书类电子档案的各项管理要求执行。

数字档案室建设是一项系统工程，包括基础设施建设、档案数字化、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设，需要机关档案部门、信息化部门、业务部门和保密部门共同参与实施。主要包括：按照数字档案室基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，建设适应未来一定时期数字档案资源管理要求、满足数字档案室各项管理与服务需求的基础设施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓励依托机关信息化基础设施进行数字档案室基础设施建设。开发或采用功能完善、安全可靠、良好、方便易用的数字档案室应用系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。

档案管理系统具有方便、高效、安全的特点。能够根据档案数字化录入档案资料的不同，自定义档案模板；能够利用日常工作录入的数据对档案内容进行自动采集，方便省心；内置完备的打印格式并可对打印格式进行自定义；可以设置多个用户，并且根据工作需要为每个用户设置不同权限，提高了系统数据的保密性和安全性，满足了各类档案数字化的管理和控制需求；可以通过局域网或广域网上的其它计算机进行数据的登记、检索，并可根据权限授权相关用户阅览登记的电子文档。应根据情况制定符合实际要求的纸质档案数字化工作文件，以此加强对数字化工作的管理。湖南人事档案数字化加工

应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等。城建档案数字化服务外包工作规范

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