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回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备。虹口区定制会务策划设计

d、其他——点心、水果及调制色酒6、杂费杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢？展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方——相同的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)。不同的地方：展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。黄浦区进口会务策划特征如果策划人员经验到位的话，多3次往返讨论。

每个组的工作量相对平衡；三是“分工原则”，分工应该明确，职责分明，以防止互相推委的现象，另外，隶属分工和横向协作都要明确；四是“扁平原则”，一般在大型的活动中有多层次的“金字塔”结构，但在中型的活动中，不宜层级大多，以保证灵活机动，人员不要太多，精干、高效为要；五是“制度原则”，尽管是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应受规章制度的约束。发布会通常牵涉到各个部门，一般来说，公司或组织得高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务。公司高层，甚至于会有些讲话和表态。在整个活动中，相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相，赢得各个部门的理解和支持很重要。

另外，按照国家新闻出版有关部门的规定，凡是主题中有“新闻”字样的发布会，须经国家新闻出版部门的审批。一般来说，实践中，很多企业略去“新闻”字样，采用其它称法。确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模，进而影响发布会的各个因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影响规格，或者方便起见，会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行，或者时间调整等。因此，这是总协调工作控制的“关键点”，宜重点来抓。参会人员的选择上，服务发布内容需要的原则，选择相关性强的人员参加。一般来说，官员都选择讲话较有份量的人物，而则是在该领域有建树或名气大的人。在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图。

从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，但无论参与者有多少，一定要确认一个有经验的项目负责人，想清楚策划的步骤、时间推进节点、人员的分工。如果思路不清晰，经验不到位，往往从策划的一开始，就会在众多的意见、指导中迷失方向。在你筹划的思路理清后，向上司、会议主办人或会议描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了。会场的选择，直接关系到会议的风格、形式、规模、预算和档次。青浦区定制会务策划施工

会标一般指会议名称和会议标语横幅。虹口区定制会务策划设计

统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求)，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。虹口区定制会务策划设计

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