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通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议氛围，对与会者，尤其是主席台就坐人员身体健康不利。奉贤区机电会务策划原料

交通费用可以细分为：(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、通费用。2、会议室/厅费用具体可细分为：(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、静安区定制会务策划参考价如果思路不清晰，经验不到位，往往从策划的一开始，就会在众多的意见、指导中迷失方向。

桌椅是基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。会议上的茶水饮料准备矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是能让每个人都接受的选择。

新闻发布会新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，为常见的是新闻发布会。新闻发布会要素：●目的●信息发布的目标受众●拟邀请对象●发布会规模新闻发布会涉及到的事情大同小异，一般来说，包括这几大部分：1、活动策划与主题确定2、节目策划与议程安排比如SINO-MEETING；也要把主要的决策人员找来，在你的草拟方案基础上。

交际/酒会交际/酒会一般需要细心策划。酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围十分重要。交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有：乐队(或者音响、音源)、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。重点：场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。由于酒会的规模及目的不同，没有完整的标准酒会模式，只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。静安区定制会务策划参考价

一定要确认一个有经验的项目负责人，想清楚策划的步骤、时间推进节点。奉贤区机电会务策划原料

筹办新闻发布会，牵扯的精力和时间比较多，条件许可的话，应该请专业公司代理。三、确定时间、流程与目标管理，并做好反馈、调整。时间的控制，一般以时间进度表的方式来表现。注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地，一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。整个活动是一个系统工程，流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在活动中，主题内容、意义确定才能确定议程、规格，规模、规格确定才能确定人数，人数确定才能落实场地，场地落实才能现场布置等等。流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。奉贤区机电会务策划原料

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